Uniwersytet Medyczny w Lublinie

Zaproszenie do złożenia oferty na usługę zarządzania i administrowania nieruchomością UM przy ul. Hirszfelda 4

Uniwersytet Medyczny w Lublinie,

Aleje Racławickie 1, 20-059 Lublin

 

zaprasza do złożenia oferty

 

na usługę zarządzania i administrowania nieruchomością Uczelni przy ul. Hirszfelda 4 w Lublinie

 

 

Tryb postępowania: art. 4 pkt 8 Ustawa Prawo Zamówień Publicznych z dnia z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz.U.2019.1843 t.j.)

 

I. Przedmiotowy opis usługi:

1. Zarządzanie i administrowanie nieruchomością położoną przy ul. Hirszfelda 4 w Lublinie, znajdującą
   się na działce oznaczonej nr 4/45, wpisaną do księgi mieszkalny o powierzchni użytkowej: 1931,00 m² i powierzchni całkowitej: 2219,00 m², składający się z 48 mieszkań, rozlokowanych na czterech kondygnacjach.
2. Utrzymywanie w czystości terenów utwardzonych, pielęgnacja terenów zielonych, w granicach działek nr 4/45 i 4/46 (wpis do księgi wieczystej o powierzchni 5340,00 m², na którą składają się tereny zielone, utwardzone ciągi pieszo-jezdne oraz wyłączone z eksploatacji budynki: Hirszfelda 2 i 2a); odśnieżanie ciągów pieszo-jezdnych przy budynkach przy ul. Hirszfelda 2, 2a, 4, terenów dojazdowych do garaży Uniwersytetu Medycznego w Lublinie przyległych do budynku położonego przy ul. Hirszfelda 4 oraz drogi dojazdowej i parkingu pomiędzy budynkami
   przy ul. Hirszfelda 2 i 4.

 

Termin obowiązywania umowy: nie wcześniej niż od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r. lub do wyczerpania środków przeznaczonych na realizację umowy.

 

II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

1. Powiadomienie wszystkich najemcówna piśmie o zmianie administratora obiektów.
2. Wydawanie zaświadczeń lub poświadczeń najemcom lokali, dotyczących dodatków mieszkaniowych.
3. Przygotowywanie umów najmu i wszystkich pism wychodzących w terminach umożliwiających Władzom Uczelni zajęcie odpowiedniego stanowiska.
4. Przekazywanie Najemcom lokali informacji pisemnej o wysokości zadłużenia bądź nadpłaty według stanu na koniec każdego kwartału.
5. Powiadamianie najemców lokali o zmianach w naliczeniach czynszu i zaliczek za media wynikających ze zmian cen za usługi wykonywane na rzecz nieruchomości przez dostawców lub usługodawców, naliczanie nowych opłat.
6. Przedstawianie do Działu Księgowości Uniwersytetu Medycznego w Lublinie comiesięcznych naliczeń opłat mieszkańców bloku przy ul. Hirszfelda 4 w terminie do 5-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego naliczenie dotyczy.
7. Dokonywanie spisu stanu wodomierzy i rozliczanie pobranych zaliczek na wodę raz na kwartał.
8. Rozpatrywanie wniosków i skarg najemców, wypełnianie wszelkich formularzy związanych z przedmiotową nieruchomością.
9. Prowadzenie dla każdego wynajmowanego lokalu pełnej dokumentacji i korespondencji, związanej z najmem w tym przekazywanie Najemcom lokali not odsetkowych generowanych przez Dział Księgowości Zleceniodawcy.
10. Współpraca z Działem Księgowości Zleceniodawcy w zakresie monitorowania wpłat najemców celem skutecznej windykacji należności.
11. Współpraca z Działem-Administracyjno-Gospodarczym i Działem Księgowości Zleceniodawcy w celu kompleksowego rozliczania Najemcy przed opuszczeniem lokalu.
12. Prowadzenie korespondencji ze wszystkimi instytucjami, urzędami, osobami prawnymi i fizycznymi dot. przedmiotu zamówienia.
13. Sporządzanie i przekazywanie sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego dotyczących przedmiotu zamówienia, po zatwierdzeniu przez Władze Uczelni.
14. Występowanie w imieniu Uczelni przed wszystkimi władzami, urzędami, sądami, osobami prawnymi i fizycznymi w sprawach związanych z przedmiotową nieruchomością, wykonywanie zastępstwa procesowego w sprawach wszczętych po zawarciu umowy na usługę zarządzania i administrowania. Wynagrodzenie nie obejmuje kosztów opłat sądowych ponoszonych odrębnie przez Uniwersytet.
15. Przygotowanie dokumentów umożliwiających ubezpieczenie budynku.
16. Prowadzenie postępowania dotyczącego dochodzenia pokrycia szkody przez Najemcę, poprzez min. wycenę szkody, sporządzenie protokołu, wydanie opinii, prowadzenie korespondencji.
17. Coroczne przedstawianie do zatwierdzania przez Władze Uczelni kalkulacji opłat, uwzględniających wszystkie koszty eksploatacji nieruchomości położonej przy ul. Hirszfelda 4, celem naliczenia nowych opłat najemcom.
18. Bieżące informowanie Uczelni o opuszczanych/zwalnianych mieszkaniach oraz zgonach najemców, dozorowanie zwolnionych lokali.
19. Gromadzenie, przechowywanie i ochrona dokumentacji związanej z najmem dotyczącej nieruchomości, w tym dokumentacji technicznej i prawnej.
20. Analiza i propozycje minimalizacji kosztów dotyczących nieruchomości.
21. Przedstawianie na wniosek Zleceniodawcy wszelkich informacji dotyczących przedmiotowych obiektów.
22. Prowadzenie książek obiektów oraz wymaganych przepisami Prawa budowlanego dokumentacji technicznej obiektów.
23. Wykonywanie przeglądów technicznych okresowych i przeglądów wynikających z przepisów (przeglądy gazowe, wentylacyjne i ogólnobudowlane). Koszty za przeglądy ponosi Zleceniobiorca.
24. Powiadamianie o przeprowadzonych przeglądach odpowiednich organów jeżeli wymagają tego przepisy oraz obowiązkowo Zleceniodawcy.
25. Wykonywanie bieżącej konserwacjii napraw nieruchomości w granicach części wspólnych, a w szczególności dokonywanie konserwacji urządzeń, instalacji umożliwiających najemcom lokali korzystanie z mediów w części wspólnej (min.: naprawa domofonów, drzwi, naprawa instalacji elektrycznej – wymiana żarówek, naprawa gniazdek, włączników, itp.) – koszty po stronie Zleceniobiorcy.
26. Konserwacja i obsługa węzła cieplnego w pełnym zakresie – koszty po stronie Zleceniobiorcy.
27. Kontrola nad zapewnieniem dostaw do nieruchomości energii elektrycznej, wody, gazu, odprowadzenia ścieków i wywozu śmieci.

28. Usuwanie bieżących awarii oraz zabezpieczanie przed szkodami  z nich wynikającymi w częściach wspólnych takich jak piony wodne, kanalizacyjne, instalacji centralnego ogrzewania (łącznie z grzejnikami, zaworami grzejnikowymi), naprawa przeciekającego dachu, instalacji elektrycznej, przewodów wentylacyjnych i kominowych, itp. Odnotowywanie awarii  w odpowiedniej dokumentacji technicznej obiektu. Zleceniobiorca pokrywa koszty usunięcia awarii, które podlegają zwrotowi po przedstawieniu faktur źródłowych, kalkulacji, itp.

29. Określanie potrzeb w zakresie remontów budynku wraz z oszacowaniem ich kosztów do 31.08 danego roku na kolejny rok kalendarzowy lub w razie konieczności, a następnie uzgodnienie ze Zleceniodawcą trybu i kosztów ich napraw.
30. Utrzymanie w należytym porządku pomieszczeń technicznych budynku, terenu nieruchomości, ciągów pieszo-jezdnych i pielęgnacja przyległych terenów zielonych ( w granicach działek: 4/45 oraz 4/46), w tym koszenie trawy w okresie od kwietnia do października (w dniach od poniedziałku do piątku) – nie rzadziej niż raz na dwa tygodnie, w okresie jesiennym porządkowanie terenów zielonych polegających na uprzątnięciu suchych liści, oraz prześwietlanie drzew, cięcia formujące i pielęgnacyjne drzew i krzewów.
31. Odśnieżanie ciągów pieszo-jezdnych i drogi dojazdowej do garaży przy ul. Hirszfelda 4, usuwanie oblodzeń, posypywanie powierzchni piaskiem oraz usuwanie sopli i zwisów śnieżnych.
32. Wyznaczenie osoby do kontaktu z podaniem nr telefonu w celu przyjmowania zgłoszeń nagłych awarii lub zakłóceń w dostawie mediów takich jak ciepła woda, centralne ogrzewanie, energia elektryczna w częściach wspólnych całodobowo przez 7 dni w tygodniu.
33. Działanie zgodnie z przyjętą polityką Zleceniodawcy, kierując się zasadą ochrony jego interesu.
34. Ponoszenie pełnej odpowiedzialności za wykonanie usługi zarządzania i administrowania ww. nieruchomością zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa w tym zakresie.

 

 

III. Kryteria oceny ofert:

Oferty będą oceniane pod względem wysokości oferowanych miesięcznych stawek netto za wykonywanie całości usługi zarządzania i administrowania opisanej w niniejszym zapytaniu.

 

 

IV. Dodatkowe informacje:

Wszelkie informacje udzielane są w siedzibie Zamawiającego, Al. Racławickie 1, w Dziale Administracyjno-Gospodarczym, pod nr telefonu: (81) 448-56-04, w godzinach 7¹⁵-15⁰⁰ od poniedziałku do piątku.

 

Oferty należy składać w zamkniętej kopercie zaadresowanej na Dział Administracyjno-Gospodarczy Uniwersytetu Medycznego w Lublinie z dopiskiem „Oferta na usługę zarządzania i administrowania nieruchomością Uniwersytetu Medycznego w Lublinie przy ul. Hirszfelda 4” w holu głównym Collegium Novum, Al. Racławickie 1 w Lublinie – Urna z napisem – Kancelaria Ogólna,  do dnia 4 grudnia 2020 r., do godziny 12⁰⁰.

 

O wyborze oferty Zamawiający poinformuje komunikatem na Stronie internetowej Uczelni w przeciągu 5 dni od daty rozstrzygnięcia konkursu.

 

Uniwersytet Medyczny w Lublinie może unieważnić konkurs bez wyboru którejkolwiek oferty.