Uniwersytet Medyczny w Lublinie

Komunikaty

17.11.2022

Zaproszenie do złożenia oferty na usługę zarządzania i administrowania nieruchomością Uczelni przy ul. Hirszfelda 4 w Lublinie

Uniwersytet Medyczny w Lublinie,

Aleje Racławickie 1, 20-059 Lublin

 

zaprasza do złożenia oferty

 

na usługę zarządzania i administrowania nieruchomością Uczelni przy ul. Hirszfelda 4 w Lublinie

 

Tryb postępowania: art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawa Prawo Zamówień Publicznych z dnia z dnia 11 września 2019 r. (Dz.U.2022.1710 t.j.)

 

I. Przedmiotowy opis usługi:

  1. Zarządzanie i administrowanie nieruchomością położoną przy ul. Hirszfelda 4 w Lublinie, znajdującą się na działce oznaczonej nr 4/45, wpisaną do księgi mieszkalny o powierzchni użytkowej: 1931,00 m2 i powierzchni całkowitej: 2219,00 m2, składający się z 48 mieszkań, rozlokowanych na czterech kondygnacjach.
  2. Utrzymywanie w czystości terenów utwardzonych, pielęgnacja terenów zielonych, odśnieżanie ciągów pieszo-jezdnych przy budynku przy ul. Hirszfelda 4, terenów dojazdowych do garaży Uniwersytetu Medycznego w Lublinie przyległych do budynku położonego przy ul. Hirszfelda 4 oraz na terenie stanowiącym część działki 4/46 oznaczonej kolorem fioletowym na Załączniku nr 1.

 

Termin obowiązywania umowy: nie wcześniej niż od 1 stycznia 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. lub do wyczerpania środków przeznaczonych na realizację umowy.

 

II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

  1. Powiadomienie wszystkich najemców na piśmie o zmianie administratora obiektu.
  2. Wydawanie zaświadczeń lub poświadczeń najemcom lokali, dotyczących dodatków mieszkaniowych.
  3. Przygotowywanie umów najmu i wszystkich pism wychodzących w terminach umożliwiających Władzom Uczelni zajęcie odpowiedniego stanowiska.
  4. Przekazywanie Najemcom lokali informacji pisemnej o wysokości zadłużenia bądź nadpłaty według stanu na koniec każdego kwartału.
  5. Przedstawianie do Działu Księgowości Uniwersytetu Medycznego w Lublinie comiesięcznych naliczeń opłat
  6. Rozliczanie pobranych zaliczek na wodę raz na kwartał.
  7. Rozpatrywanie wniosków i skarg najemców, wypełnianie wszelkich formularzy związanych z przedmiotową nieruchomością.
  8. Prowadzenie dla każdego wynajmowanego lokalu pełnej dokumentacji i korespondencji, związanej z najmem.
  9. Współpraca z Działem Księgowości Zleceniodawcy w zakresie monitorowania wpłat najemców celem skutecznej windykacji należności.
  10. Współpraca z Działem Administracyjno-Gospodarczym i Działem Księgowości Zleceniodawcy w celu kompleksowego rozliczania Najemcy przed opuszczeniem lokalu.
  11. Prowadzenie korespondencji ze wszystkimi instytucjami, urzędami, osobami prawnymi i fizycznymi dot. przedmiotu zamówienia.
  12. Sporządzanie sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego dotyczących przedmiotu zamówienia i przekazywanie ich do Uczelni.
  13. Występowanie w imieniu Uczelni przed wszystkimi władzami, urzędami, sądami, osobami prawnymi i fizycznymi w sprawach związanych z przedmiotową nieruchomością, wykonywanie zastępstwa procesowego w sprawach wszczętych po zawarciu umowy na usługę zarządzania i administrowania. Wynagrodzenie nie obejmuje kosztów opłat sądowych ponoszonych odrębnie przez Uniwersytet.
  14. Przygotowanie dokumentów umożliwiających ubezpieczenie budynku.
  15. Prowadzenie postępowania dotyczącego dochodzenia pokrycia szkody przez Najemcę, poprzez min. wycenę szkody, sporządzenie protokołu, wydanie opinii, prowadzenie korespondencji.
  16. Przedstawianie do zatwierdzania przez Władze Uczelni kalkulacji opłat, uwzględniających wszystkie koszty eksploatacji nieruchomości położonej przy ul. Hirszfelda 4, celem naliczenia nowych opłat najemcom.
  17. Powiadamianie najemców lokali o zmianach w naliczeniach czynszu i zaliczek za media.
  18. Bieżące informowanie Uczelni o opuszczanych/zwalnianych mieszkaniach oraz zgonach najemców, dozorowanie zwolnionych lokali, w tym prowadzenie czynności związanych z zabezpieczeniem lokalu, dezynfekcją – koszty po stronie Zleceniobiorcy, prowadzenie czynności formalno-prawnych zmierzających do zwolnienia mieszkań po zmarłym najemcy, w tym koordynowanie procesu opróżnienia lokalu a po zakończonym procesie ,,uwolnienia'' lokalu, przekazanie Zleceniodawcy.
  19. Gromadzenie, przechowywanie i ochrona dokumentacji związanej z najmem dotyczącej nieruchomości, w tym dokumentacji technicznej i prawnej.
  20. Analiza i propozycje minimalizacji kosztów dotyczących nieruchomości.
  21. Przedstawianie na wniosek Zleceniodawcy wszelkich informacji dotyczących przedmiotowych obiektów.
  22. Prowadzenie książki obiektu oraz wymaganych przepisami Prawa budowlanego dokumentacji technicznej obiektu.
  23. Wykonywanie przeglądów technicznych okresowych i przeglądów wynikających z przepisów (przeglądy gazowe, wentylacyjne i ogólnobudowlane). Koszty za przeglądy ponosi Zleceniobiorca.
  24. Powiadamianie o przeprowadzonych przeglądach odpowiednich organów jeżeli wymagają tego przepisy oraz obowiązkowo Zleceniodawcy.
  25. Wykonywanie bieżącej konserwacji i napraw nieruchomości w granicach części wspólnych, a w szczególności dokonywanie konserwacji urządzeń, instalacji umożliwiających najemcom lokali korzystanie z mediów w części wspólnej (min.: naprawa domofonów, drzwi, naprawa instalacji elektrycznej – wymiana żarówek, naprawa gniazdek, włączników, itp.) – koszty po stronie Zleceniobiorcy.
  26. Konserwacja i obsługa węzła cieplnego w pełnym zakresie – koszty po stronie Zleceniobiorcy.
  27. Kontrola nad zapewnieniem dostaw do nieruchomości energii elektrycznej, wody, gazu, odprowadzenia ścieków i wywozu śmieci.
  28. Usuwanie bieżących awarii oraz zabezpieczanie przed szkodami  z nich wynikającymi w częściach wspólnych takich jak piony wodne, kanalizacyjne, instalacji centralnego ogrzewania (łącznie z grzejnikami, zaworami grzejnikowymi), naprawa przeciekającego dachu, instalacji elektrycznej, przewodów wentylacyjnych i kominowych, itp., odnotowywanie awarii  w odpowiedniej dokumentacji technicznej obiektu. Zleceniobiorca pokrywa koszty usunięcia awarii, które podlegają zwrotowi po przedstawieniu faktur źródłowych, kalkulacji, itp.
  29. Określanie potrzeb w zakresie remontów budynku wraz z oszacowaniem ich kosztów do 31.08 danego roku na kolejny rok kalendarzowy lub w razie konieczności, a następnie uzgodnienie ze Zleceniodawcą trybu i kosztów ich napraw.
  30. Utrzymanie w należytym porządku pomieszczeń technicznych budynku, terenu nieruchomości, ciągów pieszo-jezdnych i pielęgnacja przyległych terenów zielonych (w granicach działki 4/45 oraz przedmiotowej części działki 4/46), w tym koszenie trawy w okresie od kwietnia do października (w dniach od poniedziałku do piątku) – nie rzadziej niż raz na dwa tygodnie, w okresie jesiennym porządkowanie terenów zielonych polegających na uprzątnięciu suchych liści, oraz prześwietlanie drzew, cięcia formujące i pielęgnacyjne drzew i krzewów.
  31. Odśnieżanie ciągów pieszo-jezdnych i drogi dojazdowej do garaży przy ul. Hirszfelda 4, usuwanie oblodzeń,
  32. Wyznaczenie osoby do kontaktu z podaniem nr telefonu w celu przyjmowania zgłoszeń nagłych awarii lub zakłóceń w dostawie mediów takich jak ciepła woda, centralne ogrzewanie, energia elektryczna w częściach wspólnych całodobowo przez 7 dni w tygodniu.
  33. Działanie zgodnie z przyjętą polityką
  34. Ponoszenie pełnej odpowiedzialności za wykonanie usługi zarządzania i administrowania ww. nieruchomością zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa w tym zakresie.

 

III. Kryteria oceny ofert:

Oferty będą oceniane pod względem wysokości oferowanych miesięcznych stawek netto za wykonywanie całości usługi zarządzania i administrowania opisanej w niniejszym zapytaniu.

 

IV. Dodatkowe informacje:

Wszelkie informacje udzielane są w siedzibie Zamawiającego, Al. Racławickie 1, w Dziale Administracyjno-Gospodarczym, pod nr telefonu: (81) 448-56-02, w godzinach 700-1500 od poniedziałku do piątku.

 

Oferty wraz z podpisanym oświadczeniem stanowiącym Załącznik nr 2 należy składać w zamkniętej kopercie zaadresowanej na Dział Administracyjno-Gospodarczy Uniwersytetu Medycznego w Lublinie z dopiskiem „Oferta na usługę zarządzania i administrowania nieruchomością Uniwersytetu Medycznego w Lublinie przy ul. Hirszfelda 4” w holu głównym Collegium Novum, Al. Racławickie 1 w Lublinie – Urna z napisem – Kancelaria Ogólna, do dnia 5 grudnia 2022 r., do godziny 1200.

 

O wyborze oferty Zamawiający poinformuje komunikatem na Stronie internetowej Uczelni w przeciągu 5 dni od daty rozstrzygnięcia konkursu.

 

Uniwersytet Medyczny w Lublinie może unieważnić konkurs bez wyboru którejkolwiek oferty.

 

 

 

Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty

 Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty

Pliki do pobrania

zalacznik_nr_2_do_zaproszenia_do_zlozenia_oferty.docx

Załącznik nr 2 - Oświadczenie Zleceniobiorcy o nie podleganiu wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę

Uczelnia

Kalendarz

Grudzień 2022